Qu’est-ce qu’un contrat d’intégration informatique ?
Contrat d’intégration informatique : définition
Un contrat d’intégration informatique peut s’avérer essentiel pour une entreprise qui souhaite intégrer un logiciel voire un progiciel à son système informatique.
Plus concrètement, un contrat d’intégration informatique est le contrat encadrant la réalisation de l’intégration d’un logiciel par un prestataire informatique au système informatique d’une entreprise cliente.
Un tel contrat est en général nécessaire afin d’adapter et paramétrer au mieux le logiciel ou progiciel aux besoins et au système informatique de l’entreprise. Cela implique donc un réel travail d’adaptation, que cela soit du côté de l’entreprise cliente ou du prestataire.
En effet, le contrat implique soit un travail d’adaptation de l’entreprise cliente pour que celle-ci intègre le logiciel de manière efficace, ou bien le contrat prévoit un travail d’adaptation du logiciel au système informatique de l’entreprise : cela passe en général par des développements spécifiques du logiciel ce qui peut augmenter considérablement le coût de la prestation.
Le contrat d’intégration informatique consistant en l’intégration d’un logiciel ou progiciel, il s’accompagne souvent d’un contrat de mise à disposition de logiciel ou d’un contrat d’audit informatique afin de faire un état des lieux préalable, cerner les besoins de chaque partie et éviter un éventuel contentieux. D’autres contrats peuvent également être couplés au contrat d’intégration informatique.
Quels types de logiciels / progiciels ?
Un progiciel est un logiciel professionnel permettant de faciliter l’exécution de tâches relatives à une activité précise. Il existe 3 grands types de progiciels :
- Enterprise Resource Planning (ERP) : Ce type de progiciel permet de faciliter la gestion de fonctionnalités et opérations relatives à l’organisation de l’entreprise : des ressources humaines, à la gestion de sa finance, ou encore des achats ;
- Customer Relationship Management (CRM) : Un tel progiciel permet la gestion des relations clients de l’entreprise ;
- Supply Chain Management (SCM) : Enfin, ce progiciel permet l’organisation et la gestion de la distribution et de la chaîne de production de l’entreprise.
Ce type de logiciel est aujourd’hui incontournable pour une entreprise, car cela permet d’augmenter sa productivité, son efficacité et ainsi, de rester compétitif sur le marché.
Le contrat d’intégration informatique peut également porter sur l’intégration d’un logiciel plus simple, plus spécifique, spécialisé dans un domaine particulier.
Quelles sont les mentions obligatoires d’un contrat d’intégration informatique ?
Comme tout contrat, le contrat d’intégration informatique doit mentionner de manière claire et précise les différents éléments essentiels à la réalisation de la prestation informatique dans les meilleures conditions possibles.
Voici certains des éléments devant figurer au contrat :
- L’objet de la prestation informatique : c’est-à-dire le logiciel ou progiciel qui fera l’objet de l’intégration. Cela doit passer par l’analyse des demandes et attentes du client afin d’adapter au mieux la prestation qui sera réalisée ;
- Les modalités de l’intégration : si cela implique un travail d’adaptation de la part de l’entreprise cliente, de formation des futurs utilisateurs du logiciel, ou bien un travail de développements supplémentaires de la part du prestataire pour adapter l’outil informatique spécifiquement à l’entreprise ;
- Si un audit préalable doit être réalisé : un audit informatique peut s’avérer essentiel afin de définir le périmètre des obligations de chaque partie et éviter un éventuel contentieux ;
- Si une formation est nécessaire pour les futurs utilisateurs : une telle formation sera notamment importante dans la situation où il revient à l’entreprise cliente d’adapter ses procédures internes au logiciel concerné ;
- Le délai imposé doit généralement figurer au contrat ;
- La rémunération du prestataire informatique : sachant que cette rémunération peut évoluer au cours de la réalisation de la prestation en fonction des demandes et attentes de l’entreprise, et en fonction des prestations supplémentaires que le professionnel informatique doit réaliser ;
D’autres éléments peuvent également figurer au contrat et dépendent de la négociation et de la volonté de chaque partie.
La phase précontractuelle est donc importante afin de déterminer les mentions qu’il faut inclure au contrat.
Quelles sont les obligations des parties au contrat d’intégration informatique ?
Afin de faciliter la réalisation et l’efficacité de la prestation, les parties au contrat doivent respecter un certain nombre d’obligations.
En ce qui concerne l’entreprise cliente, cette dernière est soumise à un véritable devoir de collaboration avec le prestataire informatique. En effet, cela permet de guider le professionnel dans l’intégration du logiciel concerné et d’adapter son travail aux attentes de son client.
De plus, au sein même de l’entreprise cliente, les différents acteurs tels que la direction du système d’information, la direction marketing ou la direction des achats doivent suivre de près la réalisation de la prestation afin d’en garantir son succès.
Concernant le prestataire informatique cette fois, ce dernier se doit d’informer son client sur l’avancement du projet et d’éventuelles nécessités. Par exemple, il est possible que le personnel de l’entreprise ait besoin d’une formation spécifique pour apprendre à utiliser l’outil informatique, auquel cas le prestataire doit en informer l’entreprise.
Mise en ligne : 2 avril 2021
Rédacteur : Madeleine VILLOIS, Université Paris Descartes. Sous la direction de Maître Elias BOURRAN, Avocat au Barreau de Paris et Docteur en Droit.
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