Contrat en régie informatique : tout comprendre

Contrat en régie informatique : tout ce qu’il faut savoir

Vous souhaitez conclure un contrat en maintenance informatique mais ne savez pas quel mode de paiement choisir pour la prestation fournie? Notre article élaboré principalement sur le règlement des prestations informatiques en régie vous permettra de mieux adapter vos choix. 

En entreprise, la gestion du parc informatique est essentielle. Afin de gagner du temps et pour plus de sécurité, il est possible de confier la gestion de son système informatique à des professionnels par l’intermédiaire d’un contrat en régie informatique. 

En effet, la détermination du prix dans les contrats de vente en droit français nécessite d’être au moins déterminable. En revanche, il est possible que les parties n’aient pas pris la précaution de fixer le prix ni d’en prévoir le mode de détermination. Cette omission n’affecte pas la validité du contrat d’entreprise mais présente des risques. 

Il est ainsi essentiel pour éviter tout débordement, de déterminer le prix de la prestation informatique en amont. Le mode de détermination du prix est librement choisi par les parties sous réserve des lois locales d’ordre public ou contraintes internationales.

 

N’hésitez pas à consulter nos articles élaborés sur les différents contrats de maintenance informatique afin de savoir quel contrat est adapté à vos besoins.

Avocats en droit de l’informatique, nous pouvons vous accompagner dans la rédaction de vos contrats informatiques.

Qu’est-ce que la régie informatique ?

La régie informatique ou la délégation de compétence consiste à mettre à disposition ses locaux à des techniciens dans le cadre de mission spécifique. Le service de délégation de personnel est alors matérialisé par un contrat en régie informatique. 

Ces prestations en régie se retrouvent essentiellement dans le cadre de la maintenance corrective. 

L’intervention ainsi formalisée dans un contrat en régie informatique sera facturée au temps passé et en fonction du nombre de personnes (on parle de “prix homme/jour”). 

Bon à savoir : Le contrat en régie informatique se distingue du contrat à forfait, une distinction fondamentale à connaître. 

Quelles différences entre un contrat en régie et un contrat à forfait ?

Le profit apporté par le service de maintenance est toujours difficile à évaluer et prend en compte différents facteurs (nombre de sites, nature des prestations, délais d’intervention, …). 

Ainsi, il est conseillé de déterminer la rémunération à l’avance et ce, au moment de la conclusion du contrat en informatique. En effet, le prix d’une prestation informatique peut être fixé à forfait ou en régie.  

  • Si la redevance est forfaitaire (lump-sum contract), le technicien devra déterminer avec soin les limites ainsi que le nombre d’heures qu’il sera amené à effectuer. Le prix est fixé dès la conclusion du contrat et définitivement . 

L’objet ainsi que l’étendu de l’intervention de la société d’informatique doivent être précisément définis. 

Le technicien par prudence, devra également prévoir les conséquences en cas de dépassement par le biais d’une clause. Par exemple, la formulation peut être la suivante “en cas de dépassement de ce plafond d’heure, la prestation, objet du présent contrat, fera l’objet d’une facturation au cas par cas sur la base du tarif établi en…”. 

Par ailleurs, dans le cadre d’un contrat à forfait, il est prudent de prévoir une clause concernant la variation de prix en cas de changement des paramètres (clause de révision de prix par exemple). 

Une telle redevance forfaitaire repose sur une certaine stabilité quant au nombre, à la spécification du matériel et au lieu où le mainteneur interviendra. 

Cette méthode à forfait est souvent adaptée au contrat clé en main. 

  • La prestation peut également être fixée en régie (appelée aussi dépenses contrôlées). Elle sera alors matérialisée sous la forme d’un contrat de prestation informatique en régie. 

Pouvant être conclu à temps partiels, à la journée ou à la demi-journée, ce contrat s’adapte aux besoins, assure une flexibilité dans le service rendu et permet d’éviter les investissements disproportionnés. Le client sait combien il devra payer par jour et par mois.

Par ailleurs, il est bon d’indiquer si les frais accessoires (déplacement de personnel, frais de séjour…) seront inclus ou pas dans le prix total.

Quels sont les risques d’un contrat informatique à forfait ?

La détermination du prix par la méthode à forfait est risquée de sorte qu’elle ne prend pas en compte les aléas liés aux éventuelles erreurs du maître d’ouvrage. Par ailleurs, dans le cadre d’un contrat à forfait, le maître d’ouvrage peut résilier le contrat unilatéralement par simple volonté sauf dans deux cas principalement : 

  • Lorsque l’ouvrage est presque achevé ou,
  • Lorsque son inachèvement porterait atteinte à un droit supérieur (droit moral d’un artiste).

Quels sont les avantages et inconvénients du contrat en régie informatique ?

Les avantages

Le contrat en régie informatique est adapté aux missions dont le contenu et l’étendue sont susceptibles d’évoluer en cours d’exécution.

Le prix en régie se décompose en deux parties :

  • D’une part, d’une somme variable laquelle couvre le coût du temps consacré par les intervenants et les dépenses effectuées pour la réalisation du projet (transports, fournitures diverses..) ; 
  • D’autre part, une somme forfaitaire qui comprend la rémunération de l’entreprise de service du numérique (ESN) et les frais généraux. 

 

Les inconvénients

Outre sa flexibilité, le contrat en régie informatique est de moins en moins accepté pour les grands contrats par les maîtres d’ouvrage pour deux inconvénients majeurs. L’un concerne le coût définitif, l’autre l’absence d’incitation pour le technicien à limiter ses dépenses. 

Il existe une variété de modèles de contrats en régie informatique partagés sur internet. Il est toutefois recommandé de faire appel à un avocat spécialisé en droit de l’informatique car chaque situation est différente et nécessite donc un contrat adapté.

Mise en ligne : 8 avril 2021

Rédacteur : Irem SERT, diplômée de l’université CY Cergy Paris, parcours droit privé. Sous la direction de Maître Elias BOURRAN, Avocat au Barreau de Paris et Docteur en Droit.

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