Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

L’état des lieux est un document essentiel en matière de location immobilière. Il sert à faire l’inventaire et à constater l’état d’un bien à un instant donné. Il se réalise à l’entrée et à la sortie du locataire, permettant ainsi d’attester de l’évolution du bien et d’identifier d’éventuelles dégradations. En cas de dommages constatés à la fin du bail, le propriétaire peut retenir tout ou une partie du dépôt de garantie pour financer les réparations.

Quel que soit le type de bien immobilier, il est souvent important de mettre en place ce document qui détaille l’état du bien. On parle ainsi d’état des lieux pour meublé pour non meublé, état des lieux de studio, de local commercial, etc.

 

À quel moment faire l’état des lieux

L’état des lieux est réalisé à deux moments clés de la location : à l’entrée, avant la remise des clés au locataire, pour consigner l’état initial du bien. On parle ici d’état des lieux à l’entrée. Puis à la sortie, lors de la restitution des clés, afin de comparer l’état du logement et identifier d’éventuelles dégradations. On parle ici d’état des lieux à la sortie.

Par rapport à la signature du bail, la réalisation de l’état des lieux avant signature du bail n’est généralement pas pratiquée, car la signature du contrat officialise l’engagement du locataire et du bailleur. Effectuer un état des lieux avant la signature pourrait poser des problèmes juridiques, notamment en cas de désaccord ultérieur sur l’état du logement ou si l’une des parties décide finalement de ne pas signer le bail. En pratique, le bail est signé en premier, puis l’état des lieux est réalisé, soit immédiatement après, soit quelques jours plus tard. Cela garantit que le logement est bien attribué au locataire et qu’il s’engage en toute connaissance de cause.

 

Est-ce que c’est obligatoire ?

L’état des lieux, qu’il soit d’entrée ou de sortie, n’est pas obligatoire dans tous les cas, mais il est fortement recommandé pour éviter les litiges entre locataire et bailleur. 

La loi ALUR a défini les mentions obligatoires qu’il doit contenir pour lui conférer une valeur juridique, sans toutefois en imposer la réalisation pour tous les types de baux.

Pour les baux d’habitation, la loi du 6 juillet 1989 a rendu l’état des lieux obligatoire (article 3-2) lors de l’entrée et de la sortie du locataire. En revanche, pour les baux commerciaux, il n’est obligatoire que depuis la loi Pinel de 2014, sous certaines conditions (ex. présence d’un dépôt de garantie).

Son absence n’empêche pas la location d’un bien, mais elle peut mettre le locataire dans une situation défavorable. En effet, selon l’article 1731 du Code civil, un logement sans état des lieux est présumé en bon état, obligeant ainsi le locataire à le restituer dans cet état, même si cela ne correspond pas à la réalité.

Pour les locations saisonnières, la loi n’impose pas la réalisation d’un état des lieux, mais il est fortement recommandé d’en établir un pour protéger les deux parties en cas de litige.

Contrairement à certaines idées reçues, l’état des lieux n’est pas une formalité obligatoire lors d’une vente immobilière. Bien que certaines pratiques contractuelles puissent inclure un état des lieux informatif avant la signature de l’acte de vente, aucune disposition légale ne l’exige.

 

Comment réaliser un état des lieux ?

L’état des lieux d’entrée doit être réalisé de manière contradictoire, en présence du locataire et du propriétaire (ou de son représentant, tel qu’un agent immobilier). Il permet de consigner l’état des locaux et des équipements, et doit être effectué dans de bonnes conditions d’éclairage afin de garantir une évaluation précise. Le logement doit également correspondre aux éléments mentionnés dans le bail.

La rédaction de l’état des lieux doit suivre une procédure spécifique et inclure certaines mentions obligatoires pour assurer sa validité et sa fiabilité. Il peut être réalisé à l’amiable entre les parties ou avec l’intervention d’un professionnel mandaté par le propriétaire. Si l’une des parties ne peut être présente, elle doit faire appel à un représentant (agence immobilière, membre de la famille, ami, voisin, etc.), muni d’une procuration écrite lui permettant d’agir en son nom.

En cas de refus de participation ou de signature par l’une des parties, il est possible de faire réaliser l’état des lieux par un huissier de justice, qui notifie les parties par courrier recommandé avec accusé de réception, au moins sept jours avant l’établissement d’un constat locatif. Ce dernier servira alors de référence officielle pour éviter tout litige ultérieur.

 

Quels éléments doivent figurer dans un état des lieux ?

Un état des lieux doit être détaillé et comporter certaines mentions obligatoires pour être valide et efficace. Voici les éléments essentiels à inclure :

• Identité des parties : Noms et coordonnées du bailleur (ou de son représentant) et du locataire.
• Description détaillée du logement : Cela inclut tous les espaces et équipements du logement. Chaque pièce doit être décrite précisément, avec l’état des murs, des sols, des plafonds, des fenêtres, et de tous les équipements fixes.
• Relevés des compteurs individuels de consommation : Électricité, eau, gaz, etc., avec les chiffres exacts indiqués à l’entrée et à la sortie du locataire. Ces relevés des compteurs individuels sont essentiels pour éviter toute contestation future sur la consommation.
• Nombre de clés remises : Spécifier le nombre de clés fournies pour chaque accès (porte d’entrée, garage, boîte aux lettres, etc.).
• Date et signature : L’état des lieux doit être signé par le bailleur et le locataire. Chaque partie doit recevoir une copie du document.
• Annexes photographiques (optionnel, mais recommandé) : Inclure des photos pour documenter l’état du logement peut être très utile, surtout en cas de litige.
• Grille de vétusté : Ce document peut être joint à l’état des lieux pour différencier l’usure normale du bien des dégradations imputables au locataire. Il permet ainsi une répartition équitable des responsabilités en cas de retenue sur le dépôt de garantie.

 

Existe-t-il un modèle à suivre pour l’état des lieux ?

À la différence du contrat de location, il n’y a pas de modèle standardisé et officiel pour l’état des lieux. Ainsi, chacun peut choisir sa méthode : un tableau avec des cases à cocher, une description écrite détaillée, ou encore un modèle état des lieux format Excel permettant de structurer les informations. 

L’essentiel est de maintenir la même forme pour les états des lieux d’entrée et de sortie, que ce soit sur un seul document ou sur deux documents structurés de manière identique.

Les professionnels du secteur optent généralement pour des solutions numériques, comme des applications d’état des lieux ou des logiciels, qui permettent de documenter l’état des lieux directement sur un outil informatique (tablette, téléphone), tout en facilitant la signature électronique du document. Une option efficace pour un état des lieux en ligne, réduisant ainsi les risques d’erreur et garantissant une meilleure traçabilité.

Il est également conseillé de prendre des photos pour compléter l’état des lieux d’entrée. Les photos, imprimées en deux exemplaires pour chaque partie, doivent être datées et signées à la fois par le propriétaire et le locataire.

L’état des lieux d’entrée doit être joint au contrat de location et rédigé en autant de copies qu’il y a de parties impliquées . Chaque partie doit garder une copie de cet état des lieux.

Pour faciliter cette démarche, il est possible d’utiliser un modèle état des lieux simplifié afin de consigner rapidement l’état du bien. 

 

Modification d’un état des lieux ?

Au moment de l’état des lieux d’entrée, le locataire peut faire des remarques ou émettre des réserves concernant certains équipements du logement.

Il arrive souvent que des défauts soient constatés par le locataire durant les premiers jours suivant son emménagement.

La législation, en particulier la loi ALUR, offre au locataire un délai de 10 jours pour demander une modification de l’état des lieux initial. Ainsi, il est possible de contester un état des lieux d’entrée après signature en signalant des défauts non constatés lors de l’inspection initiale.

Durant le premier mois de la période de chauffage, le locataire a aussi le droit de solliciter un complément à l’état des lieux pour inclure une vérification des éléments de chauffage.

 

Restitution du dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire au bailleur au début de la location, souvent en même temps que le premier loyer.

Ce montant est généralement demandé par le bailleur pour couvrir d’éventuels manquements du locataire, tels que des loyers ou charges impayés, ou les réparations locatives.

Le dépôt de garantie ne doit pas excéder un mois de loyer, hors charges.

À la fin du bail, le dépôt de garantie doit être restitué au locataire si certaines conditions sont remplies : état des lieux satisfaisant, loyers et charges entièrement payés.

En cas de non-respect de ces conditions (loyers ou charges impayés, frais liés aux dégradations ou aux travaux locatifs), le montant du dépôt de garantie pourra être réduit par des retenues.

État des lieux de sortie mais pas de caution : que faire ?

Si l’état des lieux de sortie a été réalisé mais que le propriétaire ne restitue pas la caution, le locataire doit d’abord vérifier que le délai légal d’un mois (si aucun dégât n’a été constaté) ou de deux mois (si des réparations sont nécessaires) est bien dépassé.

Si la caution n’est toujours pas remboursée, un courrier recommandé avec accusé de réception doit être envoyé au bailleur pour en exiger la restitution.

En cas d’absence de réponse ou de refus injustifié, le locataire peut saisir la Commission Départementale de Conciliation (CDC) ou, en dernier recours, engager une action en justice devant le juge des contentieux de la protection.

De plus, si le retard est injustifié, le locataire est en droit de réclamer une majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard, conformément à l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989.

Mise en ligne : 11 février 2025

Rédacteur : Maître Elias BOURRAN, Avocat au Barreau de Paris et Docteur en Droit.